El mismo día que la web de UGT era pirateada por los informáticos afectados por el ERE de Indra que se dedican a la seguridad y ciberespionaje, el BORME publicaba que Santa Bárbara Sistemas s.a., modificada el Órgano de Administración:
de «Consejo de Administración» a «Administrador Único«
(y nos habíamos enterado por estar de vacaciones pagadas por los respectivos cónyuges)
Y para envidia de los gallegos, lo logramos al fín, lo nuestro está solucionado
tenemos un Asturiano en Madrid
«LEGISLACIÓN
Las obligaciones del administrador único
Supón que tus socios te proponen que seas el administrador único de la empresa. Antes de decir que sí, léete este reportaje para informarte de todas las responsabilidades (civiles, penales…) que conlleva este cargo. Así podrás decidir con todos los elementos de juicio.
Isabel Garía Méndez 11/08/2015
Tú y tus socios habéis desarrollado una idea de negocio, elaborado el plan de empresa, conseguida la financiación y vais a crear la sociedad. Ahora llega el momento de nombrar a un administrador único y te proponen el puesto. ¿Sabes si te interesa? Imaginemos tres situaciones posibles:
• Por hacer el favor a un amigo, aceptas ser el administrador único en su empresa.El verdadero dueño es él, quien realmente maneja la empresa y te hace firmar muchos documentos. Tras unos años, la empresa quiebra y te llega una reclamación penal de un trabajador. Le pides explicaciones a tu amigo y éste te demanda ante el juzgado por mala gestión.
• Tu pareja te pide que aceptes el puesto de administrador/a único/a de una empresa que ha creado porque ya tiene otras tres sociedades y necesita a una persona ajena para ese papel. Tú desconoces completamente la actividad y te desentiendes del día a día. Pero, pasado el tiempo, te separas y te encuentras con que la sociedad en la que apareces como administrador/a debe a la Agencia Tributaria 16.000 euros que te exige a ti.
• Creas una sociedad con otros tres socios que continuarán con sus respectivos trabajos. Por incompatibilidad con sus obligaciones profesionales, te piden que asumas tú el papel de administrador único. A los cinco años, la empresa ha entrado en pérdidas y lo comunicas a los accionistas para disolver la sociedad, pero se niegan. Aunque no estás conforme, aceptas la decisión y sigues en tu puesto. Al séptimo año, los acreedores te reclaman tus bienes en pago de la deuda.
¿Te resultan familiares? Casos como éstos son mucho más habituales de lo que creemos. ¿Qué tienen en común? Lamentablemente, que en los tres ejemplos la solución es poco favorable para el protagonista. Y es que, como defienden los expertos, todavía en la actualidad hay mucha ignorancia sobre el papel y la responsabilidad del administrador único.
Lo que no debes ignorar
Por desconocimiento, buena fe, parentesco, descarte, ambición… Los motivos que pueden llevar a una persona a aceptar el cargo de administrador único son variados y algunos más plausibles que otros, pero lo que nadie debe olvidar es que es un cargo que representa un poder casi ilimitado en la empresa, sí, pero que conlleva también unas obligaciones y unas responsabilidades que incluso pueden afectar al patrimonio personal del interfecto o acabar con sus huesos en la cárcel.
“La gente tiene la idea de que monta una SL y su responsabilidad se limita al capital social. Y eso es válido para el accionista, pero no para el administrador, aunque uno y otro sean la misma persona”, señala Unai Olabarrieta, de De Iure Gabinete Asesor. Ahora bien, “la sociedad necesita un administrador porque, si no, no puede funcionar legalmente”, recuerda Luis Gómez Angelats, director del área mercantil de KPMG Abogados.
En qué consiste el puesto de administrador único:
• El marco legal. La Ley de Sociedades de Capital, Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, establece que toda sociedad mercantil constituida (ya sea limitada, unipersonal o anónima) tiene que contar con un órgano de administración responsable de la gestión de la misma. Éste órgano puede ser un administrador único, varios administradores solidarios/ mancomunados o un consejo de administración.
• Funciones y competencia. El administrador único es el representante de la sociedad y, por tanto, actúa en su nombre tanto para realizar transferencias, como para efectuar inversiones o adquisiciones, como para cualquier otra iniciativa o decisión trascendente que adopte la sociedad. Si no se estipula nada en los estatutos, se considera un puesto gratuito.
• Nombramiento público. Son los accionistas quienes le nombran (puede ser alguien interno o externo) y una persona física o jurídica. Su nombramiento es púbico, ya que se inscribe en el Registro Mercantil, así que si hay alguna incompatibilidad o conflicto de competencias será público.
• Duración del cargo. Es indefinida, salvo que se estipule lo contrario en los estatutos, pero puede ser cesado en cualquier momento por el socio o la junta de socios. También puede dimitir. Lo importante es que ese cese también se inscriba en el Registro Mercantil porque, si no se hace público, constaría como automáticamente renovado y seguiría siendo responsable de lo firmado después de su cese o dimisión.
• Las responsabilidades. Es cierto que tiene unas prerrogativas ilimitadas (si no se recortan en los estatutos), pero también lo es, y ahí está el quid de la cuestión, que “la sociedad responde ante terceros por los actos del administrador, pero éste responde ante los socios y los acreedores. Y si la sociedad demuestra que el acto por el que se le exigen responsabilidades es por error u omisión del administrador, que “no ha actuado diligentemente”, es él quien paga”, explica Gómez Angelats.
¿En qué consiste “actuar diligentemente”?
La ley exige en su artículo 225 que el administrador debe dirigirse con la “diligencia de un ordenado empresario y un representante leal”. Es decir, debe ser honesto, leal a la sociedad (no puede hacer competencia), no puede aprovechar oportunidades de negocio en beneficio propio ni sacar partido de su condición de administrador para realizar negocios personales y tiene el deber de secreto sobre la información sensible de la sociedad, incluso después de haber cesado en su cargo.
Entre sus funciones está la de convocar juntas, llevar la contabilidad, ordenar transferencias, autorizar pagos o inversiones, etcétera. Lo normal es que si cumple escrupulosamente con sus obligaciones, no pase nada.
Como recuerda Olabarrieta, “la cuestión es que, normalmente, en una SL el socio más experto y que más tiempo va a dedicar a la empresa sea el que asuma el cargo, y muchas veces el puesto le viene excesivo. Necesita estar muy bien respaldado contable y legalmente para no incurrir en errores u omisiones graves. Para ello, lo mejor es que se deje asesorar por un gabinete especializado”.
El administrador es responsable cuando “por hecho o por omisión” actúa contra la diligencia debida. Ahora bien, como recalca Francisco Liria, director fiscal y contable de Almiraya Asesores, “para que surja la responsabilidad de los administradores, es necesario que se dé un acto ilícito o uno contrario a los estatutos de la sociedad y, además, debe demostrase que es culpa y a causa del administrador”. Y existen seis ámbitos en los que el administrador único puede tener consecuencias legales.
Protege tu patrimonio
El administrador único tiene tres instrumentos para proteger tu patrimonio personal y familiar:
• Separación de bienes. Cuando alguien es nombrado administrador único, tiene que asumir que, en caso de problemas, puede llegar a responder con sus bienes presentes y futuros por lo que es fundamental que antes de asumir el cargo, proteja su patrimonio personal y familiar, bien haciendo separación de bienes bien poniéndolos a nombre de otra persona. Es preferible adoptar esta precaución antes de aceptar el cargo y, por supuesto, mucho antes de que se produzca alguna situación imputable (como mínimo, dos años antes), porque en este último caso puede considerarse como un delito de alzamiento de bienes.
• Documentos parasociales. En las sociedades pequeñas es habitual que aunque uno de los socios sea el administrador, los otros dos o tres socios también tomen decisiones. En estos casos se suelen firmar acuerdos, que se llaman parasociales, por los cuales el resto de los socios se compromete a asumir las deudas a partes iguales. Aunque es un documento que no tiene validez ante terceros (que reclamarían al administrador), sí lo tiene a nivel interno y es aceptado por el Código Civil. De manera que el administrador puede reclamar su parte al resto de socios.
• Seguros específicos. Como recomienda Francisco Mellado, de Mellado & Asociados Abogados, en función del volumen de negocio es aconsejable suscribir un seguro de responsabilidad de administradores y altos ejecutivos de sociedades mercantiles. “Es un medio de protección frente a la responsabilidad de los administradores que hayan causado daño a terceros o que devengan deudores por incumplimiento imputable de determinadas prestaciones, además de otras normas sectoriales (ambientales, concursal, etc.). Siendo un seguro de responsabilidad civil, presenta un carácter preventivo”, insiste. Son caros.
Adiós al hombre de paja
En el inicio del reportaje poníamos dos situaciones en las que aparecían personas que figuraban como administradores únicos, pero que en realidad no ejercían como tales, ya que había una segunda persona en la sombra que era quien realmente manejaba los hilos. Son los llamados hombres/mujeres de paja o testaferros. Para evitar esta figura, la ley ya diferencia entre el administrador de derecho y el administrador de hecho y promueve la acción de “levantamiento del velo” en los casos de duda para descubrir quién es realmente quien dirige la sociedad.
Tipos de consecuencias de los administradores únicos: Civiles
Administrador y empresa son responsables solidarios
Derivada de los impagos por su actividad. “Para ello tendría que darse una doble condición: que se deba dinero por la actividad comercial a un tercero y que la actuación del administrador haya dado lugar a la imposibilidad de cobrar dicho impago”, señala Germán Gorgees, del bufete Gorgees Abogados.
Esto debería acreditarlo la parte contraria y los casos más habituales se dan cuando la empresa desaparece sin las formalidades legales (echar el cierre sin que conste en el Registro Mercantil y, por tanto, sin haber disuelto y liquidado la sociedad en el notario) o porque se pueda acreditar que la sociedad ha incurrido en pérdidas que hayan dejado el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social y no se hayan adoptado medidas para paliar dicha situación (normalmente, convocatoria de junta en el plazo de dos meses desde que tenga conocimiento del problema para acordar el aumento del capital social o la disolución de la sociedad, o no instar en su caso el concurso de acreedores). La responsabilidad sería solidaria junto a la empresa.
Cómo salvaguardarse
Para asegurarte de que tú no incumples, deberás preconstituir pruebas, es decir documentar que has convocado la junta de accionistas o que has comunicado a los socios las circunstancias de la empresa y tu recomendación.
Si los accionistas rechazan tus sugerencias, deberás solicitar la disolución judicial o el concurso de acreedores. Y si ninguna de las cosas se lleva a cabo, has de presentar tu dimisión y hacerla pública en el Registro Mercantil.
“Muchos administradores piensan que por el simple hecho de convocar la junta y comunicar la situación ya están exentos de responsabilidad, pero a menudo los jueces no entienden que si la sociedad toma una decisión contraria al criterio del administrador, éste siga representándola. Es más coherente renunciar al puesto”, defiende Olabarrieta.
Tipos de consecuencias de los administradores únicos: Laborales
Como administrador, serás responsable en los casos de impago de las cotizaciones sociales y recargos
Al igual que ocurre con las actuaciones que emprende la Agencia Tributaria, la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) va directamente contra el administrador cuando se produce un impago de las cotizaciones sociales y recargos, entre otros aspectos. Además, el administrador debe darse de alta como autónomo. Si se firma un contrato por el que se le pague alguna cantidad, ésta tendrá un 35% de retención.
Cómo salvaguardarse
En ambos casos, asegúrate de gestionar bien los pagos a la Agencia Tributaria y a la TGSS, para evitar de esa forma que te lo reclamen a ti personalmente. Si hay alguien más en la empresa con poderes para ordenar las transferencias, procura que las de impuestos y seguros sociales no se incluyan en sus prerrogativas para evitar problemas futuros.
Si son los socios los que presionan para actuar en esa dirección, plantea tus objeciones por escrito ante la junta y renuncia al puesto, haciéndolo público en el Registro Mercantil, de manera que no puedan achacarte las deudas.
Tipos de consecuencias de los administradores únicos: Mercantiles
Culpable, si es por falta de diligencia
Cuando se produce el concurso de acreedores, pueden ocurrir dos cosas. Si el concurso es declarado “fortuito”, es decir, que se produce por circunstancias de mercado, se resuelve con los bienes de la sociedad. Pero si el concurso es declarado “culpable”, entonces se va también contra los bienes del administrador porque en este tipo de acciones concursales se considera que éste no ha observado la debida diligencia.
Suele considerarse culpable cuando concurre alguna de estas circunstancias: cuando el deudor cometiera irregularidades con la contabilidad que pudiese inducir a errores sobre la situación patrimonial o financiera, cuando se cometiesen inexactitudes graves en los documentos anexos al concurso, cuando realice un alzamiento de bienes o cualquier otro acto que dificulte el embargo de los bienes o cuando, en los dos años anteriores a la presentación del concurso, hubiesen salido bienes del patrimonio del deudor.
En este caso, además de las consecuencias económicas, puede haber inhabilitación para administrar sociedades durante un periodo que oscila entre los dos y 15 años, dependiendo de la gravedad del dolo.
Cómo salvaguardarse
Es importante llevar los números de forma clara y transparente. Mejor si estás asesorado por expertos legales y contables para que no pueda producirse ningún tipo de negligencia en la contabilidad que pueda achacársete a ti.
No olvides tampoco presentar los balances en el Registro Mercantil todos los años y cumplir con todos los preceptos que te marca la ley en esta materia. Y llegado el momento, convoca a la junta para proponer el concurso de acreedores.
Si la junta no acepta, repetimos el consejo anterior: deja constancia por escrito y renuncia al puesto.
Tipos de consecuencias de los administradores únicos: Penales
Desde multas a cárcel, según la responsabilidad
La ley prevé conductas que se castigan con multa y con cárcel, como pueden ser falsear cuentas, insolvencias punibles, estafas, delito fiscal o laboral, alzamiento de bienes, apropiación indebida.
Normalmente, este tipo de actos suelen estar promovidos por el afán de autolucro del administrador, con lo cual es la sociedad la perjudicada y la que demanda. Ahora bien, también puede darse el caso de que sea la sociedad o los socios como tales los que están actuando ilegalmente o que el daño se produzca a terceros, como puede ser daños medioambientales, irregularidades laborales…
Si el administrador conoce y consiente, será declarado responsable subsidiario aunque no sea el autor de los hechos.
Cómo salvaguardarse
Si son los accionistas los que promueven este tipo de actos punibles, el administrador está obligado a comunicárselo tanto a ellos como a la autoridad pertinente, sino será responsable también del acto doloso. “Para que un administrador quede exculpado penalmente, no basta con no haber participado directamente en el delito, sino que además debe hacer todo lo posible para evitar que el mismo se cometa (deber de cuidado)”, señala Roberto García en su conferencia Responsabilidades civil y penal del administrador.
Es decir, para quedar libre de toda responsabilidad, “debe probar su inasistencia a la reunión donde se aprobó el acto delictivo o lesivo, demostrando su no intervención en la aprobación y ejecución del acto y desconociendo su existencia”, continúa.
Ojo, aquí también tiene que demostrar que ha hecho todo lo posible por conocer esa situación o por estar presente en la reunión, porque si no recae en él la responsabilidad por omisión. Además, si conociese la existencia de tal acto, debe demostrar que ha hecho todo lo necesario para evitar el daño o que se ha opuesto expresamente a él, impugnándolo y adoptando las medidas pertinentes, como el informar a instancias superiores.
Tipos de consecuencias de los administradores únicos: Fiscales
Estarás en el punto de mira de la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria suele exigir las deudas fiscales de la empresa al administrador en lo que se llama “derivación de responsabilidad de deudas”, cuando la empresa no ha pagado los tributos, y puede acabar con el embargo de bienes del administrador.
Se aplica las mismas causas que lo dicho en los temas civiles, si bien normalmente la Agencia Tributaria suele invertir la carga de la prueba; es decir, presume con más facilidad la culpabilidad del administrador.
“Muchas veces los proveedores y clientes no recurren esta vía para reclamar sus deudas y exigen responsabilidades sólo a la sociedad, pero la Agencia Tributaria va contra el administrador”, insiste Olabarrieta. Esto es así, porque es él quien decide qué partida paga, no los accionistas.
Tipos de consecuencias de los administradores únicos: Societarias
Tendrás que rendir cuentas a los socios
Los propios socios pueden exigirle responsabilidad societaria al administrador por haber actuado en contra de los intereses de la sociedad.
Entre los actos imputables, estaría el no llevar ninguna contabilidad, no hacer balance alguno, no convocar ninguna junta, no liquidar la sociedad conforme a derecho, desconocer todo lo relativo al funcionamiento de la sociedad o efectuar operaciones que pongan en peligro el capital.
Cómo salvaguardarse
Es muy importante de nuevo preconstituir prueba de todas las decisiones trascendentes que se adopten, haciéndolas constar por escrito y no salirse del guión para que no puedan reclamar errores de gestión o intención de ir contra la sociedad.
En las empresas pequeñas, lo normal es que los socios conozcan la preparación y formación del administrador, con lo cual no son exigibles responsabilidades contra él por falta de profesionalidad, porque puede alegar que la acusación va contra la buena fe que se le presupone al nombramiento.
La ley con esto trata de evitar la figura del “hombre de paja”, al que luego se le achacan todas las culpas, y reconoce la figura del administrador de hecho.»
Antigua Empresa Nacional Santa Bárbara 